CONTROLLO DI GESTIONE E ISO 9001:2000.
Il controllo di gestione e' un insieme di strumenti e
metodologie in grado di fornire alla direzione dell'impresa
informazioni utili per comprendere meglio la situazione
aziendale al fine di decidere in maniera piu' efficace.
In altre parole il controllo di gestione puo' essere visto
come un processo di raccolta, analisi e diffusione di
informazioni utili per dirigere un’impresa.
Il processo di elaborazione dei dati si sviluppa nelle
seguenti fasi:
identificazione
delle informazioni necessarie
individuazione
delle fonti e dei metodi per la raccolta delle informazioni
definizione
della tipologia e della sistematicità di analisi
analisi
ed interpretazione dei dati
comunicazione
e condivisione delle informazioni al fine di coinvolgere
le funzioni aziendali.
Concetti di pianificazione e controllo si sono evoluti
e ampliati durante gli anni e, nello scenario economico
di oggi, caratterizzato da ritmi frenetici e da decisioni
aziendali che devono essere prese nel più breve tempo
possibile, diventano strumenti estremamente importanti
e si identificano come la base per il buon funzionamento
di tutta l'azienda.
Ogni azienda dovrebbe essere controllata da una gerarchia
di piani e azioni che, procedendo dal piano strategico
aziendale arrivino fino alle azioni specifiche da compiere.
Cio' che comunemente chiamiamo pianificazione e controllo
corrisponde ad un particolare sistema direzionale, rivolto
alla corretta formulazione delle decisioni strategiche
e operative, al monitoraggio dei risultati e alla responsabilizzazione
del management.
Una lettura aziendalistica della norma ISO9001:2000 permette
di "leggere" nei requisiti della norma proprio
questo processo di pianificazione e controllo.
La pianificazione strategica
ed il Management dell'azienda
Il "Management" dell'azienda deve saper "pianificare",
cioe' identificare le attività di previsione di un determinato
futuro con l'obiettivo di individuare i mezzi e le risorse
economicamente migliori, al fine di rendere concrete e
realizzate le previsioni fatte. Attraverso le previsioni
si individuano quindi gli obiettivi che si desiderano
conseguire in uno specifico intervallo temporale, predisponendo
i mezzi necessari quali risorse finanziarie, tecnologiche,
umane, oltre che le modalità di azioni e i percorsi gestionali
per raggiungere le mete prefissate.
Poiche'"prevedere" e' un'attività che, pur fondandosi
su informazioni qualitative e quantitative, e' delegata
al fattore umano, il Management dell'azienda deve possedere
una adeguata esperienza (sia in termini di pianificazione
strategica, che nel settore in cui lavora l'azienda),
abilità direzionali e di comunicazione interpersonale,
una conoscenza degli strumenti di Controllo di Gestione.
Le scelte strategiche del Management dell'azienda devono
poter essere inquadrate in uno scenario (modello analitico-predittivo)
impiegabile per valutare le alternative decisionali e
pianificare nel modo più razionale possibile l'insieme
interdipendente di attività gestionali che nel futuro
permetteranno di realizzare gli obiettivi prefissati.
Il Management dell'azienda deve costruire un modello qualitativo
e quantitativo di supporto alle decisioni, che consenta
di individuare i motivi e le ragioni per cui i fenomeni
gestionali hanno subito dei cambiamenti.
Il sistema di pianificazione e controllo definito dal
Management dell'azienda non deve essere solo fondato sulle
grandezze economico-finanziarie, bensi' su unità di misura
rappresentative della qualità, dell'efficienza e dell'efficacia
delle prestazioni gestionali.
Il sistema di Controllo di Gestione
Il sistema di Controllo di Gestione adottato dall'azienda
deve essere:
a) efficace - ha stretti legami con la
struttura organizzativa dell'azienda ed e' misurabile
attraverso il livello di ottenimento degli obiettivi conseguiti,
output in uscita, messi a confronto con gli obiettivi
stabiliti, output predeterminati;
b) efficiente - si possono monitorare
le relazioni istituibili tra gli input utilizzati per
la realizzazione della gestione con gli output realizzati.
Il sistema di Controllo di Gestione deve essere costituito
da piu' parti separate, ma tra loro fortemente dipendenti:
a) parte strutturale: formate da effettivi
elementi fisici;
b) parte meccanica: composta dalle modalità
e dai meccanismi di funzionamento, le tecniche di azione;
c) parte procedurale: ovvero il sistema
di processo che governa, coordina e razionalizza le interdipendenze
e le relazioni tra i diversi elementi che compongono il
sistema impresa.
Il sistema di Controllo di Gestione deve poter fornitore
una corretta determinazione di costi, ricavi e margini
sin dal momento dell'offerta, al fine di ottenere un vantaggio
competitivo rispetto ai concorrenti in quanto sarebbe
possibile valutare correttamente l'impatto sull'equilibrio
economico generale d'impresa prima ancora di accettare
l'ordine.
Il sistema di Controllo di Gestione deve essere articolato
in tre diverse fasi:
1. formulazione degli obiettivi di breve periodo, cosi'
da permettere le verifica anticipata della gestione per
accertare che questa avvenga in sintonia con le linee
stabilite in sede di pianificazione strategica, si devono
decidere azioni, strumenti e risorse di ogni processo
o attività dell'impresa;
2. verifica della gestione per mezzo dell'analisi degli
scostamenti con cui si deve valutare il grado di realizzazione
del programma precedentemente stabilito in relazione ai
risultati economici o finanziari che siano, già effettivamente
conseguiti, così si devono mettere tra loro a confronto
le performance economico-finanziarie e le modalità di
esecuzione dei vari processi della gestione con i loro
obiettivi, oppure con i risultati precedentemente ottenuti
o anche attraverso il raffronto con gli output conseguiti
da altri;
3. adozione dei provvedimenti correttivi nel caso si siano
riscontrate distonie gestionali. Questa fase e' basata
sull'individuazione delle cause per intervenire radicalmente
sulle stesse e poterle cosi' eliminare.
Pertanto, all'interno del sistema di Controllo di Gestione
devono essere individuati tre momenti che caratterizzano
le tipologie di controllo, le fasi in oggetto possono
così suddividersi:
controllo
antecedente o preventivo;
controllo
concomitante;
controllo
susseguente o consuntivo.
Gli strumenti del Controllo di Gestione
Il sistema di Controllo di Gestione comporta l'impiego
di adeguati strumenti tecnico-contabili riferiti la sistema
informativo finalizzato al monitoraggio delle performance
economico-finanziarie, oltre che' fisiche di processo
(es. il budget, l'analisi di bilancio, la contabilità
analitica, il reporting in genere, il benchmarking e tutti
gli altri strumenti innovativi dei controlli di gestione).
Le informazioni riguardanti la gestione passata dell'azienda
nel suo insieme, espresse in termini contabili sono individuate
sotto la denominazione i contabilità generale o di bilancio.
Le informazioni riguardanti la gestione passata di specifici
sottosistemi aziendali, sempre espresse in termini contabili,
sono individuate come contabilità analitica.
Le informazioni riguardanti la gestione futura dell'azienda
nel suo insieme e di singoli sottosistemi, sempre espresse
in termini contabili, corrispondono al budget.
Le informazioni sulla gestione passata e futura, a livello
d'azienda e di sottosistemi, sono indicate come rilevazioni
extra-contabili.
Lo schema, presentato in forma semplificata, mostra l'insieme
delle informazioni di vario tipo (contabili ed extra-contabili)
che e' chiamato reporting.
Tale insieme e' opportunamente selezionato e presentato,
sotto forma di report o rendiconti periodici di controllo,
al management, affinche' questo possa fare le sue analisi,
valutazioni e scelte.
Il controllo di gestione utilizza
un insieme di strumenti e tecniche di tipo contabile e
statistico.
Gli strumenti piu' utili per una corretta analisi della
gestione sono rappresentati da:
stato
patrimoniale riclassificato in base a criteri finanziari
;
conto
economico riclassificato in base al criterio di destinazione
;
confronto
anno in corso – anni precedenti ;
budgeting,
essendo il budget e' un bilancio di previsione ;
confronto
budget – consuntivo;
analisi
di scenari e simulazioni;
analisi
di bilancio per margini e indici;
indici
di solidità patrimoniale;
confronto
con i dati medi di settore;
confronto
con i dati relativi ai diretti concorrenti;
analisi
del fatturato per categorie omogenee di prodotto, area
geografica, canale distributivo, condizioni di pagamento
e altre variabili rilevanti;
analisi
del magazzino per determinarne la rotazione.
Collegamenti con ISO9001:2000 e attività
di valutazione
Il processo di controllo di gestione e quello decisionale
inerente le scelte strategiche dell'azienda e' assolutamente
integrabile nella norma ISO9001:2000.
Una delle chiavi di lettura piu' importanti e' in relazione
alle attività di audit:
1. piu' spazio al colloquio con il Management e la Proprietà;
2. valutazione delle scelte strategiche aziendali;
3. valutazione del sistema di reporting esistente;
4. valutazione della capacità dell'azienda di avere un
futuro.
Non basta conoscere il tipo di azienda ed i suoi processi:
un'azienda che produce un prodotto con ottime performance
ed adotta processi innovativi e con personale motivato,
non e' detto che abbia un futuro sul mercato, se poi non
guarda i costi!!!
Un altro aspetto importante e' la terminologia adottata
dalla ISO9001:2000, ad esempio:
"monitoraggio
dei processi" = sistema di reporting aziendale
"analisi
dei dati" = controllo di gestione
"azioni
correttive e preventive" = strategie dell'azienda
e pianificazioni di investimenti per conseguire gli obiettivi
fissati
Tra una azienda con un chiaro business plan aziendale
e un sistema di reporting che gli permette di rivedere
i propri obiettivi e le proprie strategie, ma con un calibro
non tarato, ed una azienda con una produzione perfetta,
ma senza una "testa" pensante che valuta l'andamento
del mercato del suo settore, per quale di queste 2 aziende
esprimerete un giudizio positivo?
I costi di implementazione
La realizzazione di un sistema di controllo di
gestione comporta costi per le seguenti attività:
consulenza
per la progettazione ed assistenza nella implementazione
del sistema;
formazione
del personale interno addetto al controllo di gestione;
acquisizione
di un software specifico o realizzazione interna di strumenti
ed applicazioni informatiche;
predisposizione
di strumenti ed attività per la raccolta e registrazione
dei dati.
